Sådan bruger du SMARTadm

Det finder du i SMARTadm

Her finder du blandt andet dagsopgørelsen (Kasse-Report), kalenderen, reservationslisten og afdelingsoplysningerne.

Åbn dagsopgørelsen

1. 1Åbn SMARTadm, og vælg »Kasse-Report«.
2. 2Vælg afdeling.
3. 3Vælg dagen i kalenderen eller på listen over opgørelser. Dage med salg står med fed skrift.

Hovedtallene

Hovedtallene viser dagens salg, ind- og udbetalinger, debitorsalg, gavekort, kassedifference, tællerdifference og samlet difference. Du ser også, hvem der udfyldte opgørelsen, og hvornår dagen startede og sluttede.

Afkrydsningen »udskrives på bank bilag« bestemmer, om dagen kommer med på bankbilaget.

Journal, terminal og statistik

Ud over hovedtallene kan du se opgørelsens linjer, omsætning pr. time og pr. varegruppe, kassejournalen, bordjournalen, debitorsalg, medarbejdertimer, betalingsterminalens transaktioner samt statistik for dag, uge, måned, år, varer og drinks.

Fra kassejournalen kan du udskrive en bon igen. Fra betalingsterminalen kan du udskrive kundens og forretningens kvittering og terminalens opgørelse.

Medarbejdertimer kan oprettes, rettes og slettes her.

Ret opgørelsen og kassedifferencen

Kassedifferencen er forskellen mellem det, kassen har registreret, og det, der er talt op.

Linjer, der tastes i hånden, fx optalte beløb, kan rettes bagefter. Differencen regnes ud igen, når du gemmer.

1. 1Åbn ruden med opgørelsens linjer.
2. 2Markér linjen, og tryk på »Ret«.
3. 3Tast det rigtige beløb, og gem.

Kassedifference efter retur af drinks: Beregn Salg

Passer omsætningen pr. varegruppe ikke med dagens salg, fx efter en returneret drink, skal salget beregnes forfra.

1. 1Åbn dagen i Kasse-Report.
2. 2Tryk på »Beregn Salg«.
3. 3Kontrollér omsætningen pr. varegruppe og differencen igen.

Udskrifter og bogføring

»Kasse Kladde« udskriver kassekladden på bonprinteren og gemmer den som PDF.

»Bank bilag« udskriver bankbilaget, og »Time oms.« udskriver omsætningen pr. time.

»CSV« danner en fil til bogføringen i e-conomic.

Kalenderen

Kalenderen i SMARTadm er den samme, som kassen viser under »Reservationer«.

I kalenderen kan du flytte en reservation ved at trække den til et nyt tidspunkt.

Selskaber

Et selskab er flere reservationer, én pr. afdeling, som hører sammen. Du opretter selskaber under Reservationsliste med »Nyt selskab«, »Saml til selskab« og »Ret selskab«.

Med »Samlet SMS / mail« sender du programmet til hele selskabet på én gang.

Ved kassen ser personalet hele programmet, også delene i de andre afdelinger.

Online booking

Gæsterne kan booke på jeres hjemmeside og får bekræftelse på SMS eller mail. Bookingen dukker op i kalenderen og på listen ved kassen.

Opret en vare

1. 1Vælg Vare › Varer i menuen, og tryk på »Ny«.
2. 2Under Standard: skriv varenummer og navn, vælg varegruppe, og skriv salgspris, personalepris og kostpris.
3. 3Under Priser kan du sætte flueben i »Aktivere special pris« og give en særpris i et tidsrum på bestemte ugedage, fx happy hour.
4. 4Under Produktion vælger du produktionsstedet, dvs. hvor bonnen printes, fx baren eller køkkenet.
5. 5Under Scannerkoder tilføjer du varens stregkode med »+«, så den kan scannes i kassen.
6. 6Tryk »OK«. Varen er gemt og kan sælges.

Sæt varen på en knap i kassen

1. 1Vælg Touch-skærme › Oversigt over touch-skærme, marker det skærmbillede, knappen skal på, og tryk på »Ret«.
2. 2Tryk på »Touch screen« nederst i vinduet. Knapdesigneren åbner med skærmen, som kassen viser den.
3. 3Tryk på en tom plads på skærmen.
4. 4Vælg KnapType »Vare Nr«, og skriv varenummeret. Varens navn og pris vises under feltet.
5. 5Vælg et udseende og en farve i galleriet.
6. 6Tryk på »Varenavn → linjer«, og ret teksten, så den passer på knappen.
7. 7Tryk på »Gem«. Med »Kassens look« ser du knappen, som personalet ser den.

Hvad kræver loven?

Siden 1. januar 2024 skal mange restauranter, caféer og barer bruge et digitalt salgsregistreringssystem.

Hvert salg skal registreres i en elektronisk journal. Salgene signeres digitalt og kædes sammen, så en ændring bagefter kan opdages.

Skattestyrelsen kan bede om salgsdata som en SAF-T-fil for en valgfri periode. Data skal gemmes i mindst fem år.

Det sker automatisk ved kassen

Kassen signerer hvert salg automatisk, når det afsluttes. Personalet skal ikke gøre noget ekstra.

Dan en SAF-T-fil til Skattestyrelsen

1. 1Åbn »Kasse-Report« i SMARTadm.
2. 2Tryk på »SAF-T«.
3. 3Vælg afdeling, og udfyld »Fradato« og »Til Dato«.
4. 4Tryk på »OK«. Når filerne er dannet, viser SMARTadm, hvor de ligger.

Certifikatet

Signeringen bruger et certifikat, som er gyldigt i tre år. SOFTdanmark sørger for at forny det.

I SMARTadm kan du se certifikatets status under Afdelingsoplysninger på fanebladet »SAF-T signering«. Der kommer en advarsel, når der er under 90 dage tilbage.

Kasserne henter selv et nyt certifikat, når de genstartes.

Styresystem

Windows 11, 64-bit, anbefales.

Windows 10, 64-bit, kan bruges, så længe udgaven stadig får sikkerhedsopdateringer fra Microsoft.

32-bit Windows understøttes ikke.

Kasse-pc

Berøringsskærm på mindst 1024 × 768.

Anbefalet: Intel Core i3 eller bedre, 8 GB RAM og SSD.

Kablet netværk eller stabil Wi-Fi til den pc eller server, der har databasen.

Database-pc eller server

64-bit Windows som ovenfor. Windows Server kan også bruges.

Databasen installeres automatisk, hvis den mangler.

Kasserne skal kunne nå serveren på det lokale netværk. Netværket må ikke være sat til »Offentligt« i Windows.

Installation

Installationen kræver administratorrettigheder på pc'en og internetforbindelse undervejs. De nødvendige Microsoft-komponenter installeres automatisk.

Skal I have en ny kasse, eller skal SMARTcash installeres på en ny pc: Kontakt SMARTcash-supporten.